Als onderdemer heb je vaak te maken met het eerst doen van werk en later betaald krijgen. De meeste klanten verlangen dat je een factuur stuurt met daarin een betalingstermijn van 30 dagen. Dit betekent wel dat er wat beheer bij komt kijken, want uiteraard wil je nauwlettend in de gaten houden of je klant tijdig de betreffende factuur betaald. Want als dat niet het geval is kan dat best vervelend zijn. In het ergste geval kan je dan zelf niet meer aan je verplichtingen voldoen. Een goede debiteurenadministratie is hiervoor essentieel. Maar hoe ziet een goede debiteurenadministratie eruit? In dit blog vertellen we er meer over. Lees snel verder.

Hoe zet ik een goede debiteurenadministratie op?

Als eerste is het natuurlijk belangrijk dat er iemand binnen je bedrijf is die zich gaat bezighouden met deze debiteurenadministratie. Dan is duidelijk wie er verantwoordelijk voor is en krijgt het dus ook voldoende aandacht. Daarnaast is het van belang dat je goede software aanschaft. Met deze software moet je kunnen factureren. Zeker als je meerdere facturen per maand stuurt dan is goede software heel efficiƫnt. Veel efficiƫnter als werken met een excell of word sjabloon. Naast dat je ermee moet kunnen factureren is het ook belangrijk dat je goed kunt volgen of er binnen de betalingstermijn betaald wordt. Vaak kan je de software koppelen aan je internetbankieren. Zodoende weet je realtime of een betaalde factuur betaald is. Dat zijn eigenlijk de belangrijkste elementen in een goede debiteurenadministratie. Vervolgens kun je aan de slag met een strak debiteurenbeheer. Bijvoorbeeld door kort na het overschrijden van de betalingstermijn een herinnering te versturen. Een gebruikelijke termijn is om dat binnen vijf dagen te doen. In de herinnering wordt meestal een betalingstermijn van zeven dagen gehanteerd. Als dit niks oplevert dan is het handig even te bellen met je klant wat de reden is van het nog niet voldoen van de factuur. Dit is vaak een effectieve manier.

Wat verder belangrijk is

Als betaling toch uitblijft dan zit er op een gegeven moment niks anders op dan je vordering overdragen aan een incassobureau. Ook hiervoor is een goede debiteurenadministratie belangrijk. Hierin ligt namelijk vast wat je zelf aan inspanning gedaan hebt om de vordering te innen. Dit is dus feitelijk je dossier waar het incassobureau verder mee gaat. Mocht het tot een juridische incassoprocedure komen dan is deze dossiervorming heel belangrijk.